Ratgeber Gästeliste
Gästeliste Hochzeit: so erstellt ihr sie
Die Gästeliste ist die Grundlage für fast alles: Location, Essen, Einladungen und Sitzplan. Wer sie früh und sauber anlegt, spart später viel Abtipparbeit. Hier lest ihr, wie ihr die Gästeliste für eure Hochzeit aufbaut, was in die Spalten gehört, wie ihr mit A- und B-Liste, Begleitung und Kindern umgeht und in welchem Format sich die Liste ohne Abtippen in den Sitzplan einfügen lässt.
Wie erstelle ich eine Gästeliste für die Hochzeit?
Legt eine Tabelle an, in der jeder Gast eine eigene Zeile hat, und sammelt zuerst alle Namen, die ihr euch vorstellen könnt. Streicht erst danach. Eine Tabelle in Excel, Google Sheets oder LibreOffice reicht dafür aus.
- Namen sammeln: Jeder von euch schreibt alle Personen auf, die er einladen möchte, ohne zu streichen. Auch die Eltern schreiben ihre Listen.
- Gruppen bilden: Familie Braut, Familie Bräutigam, Freunde, Arbeit, Verein. Gruppen helfen später bei der Sitzordnung.
- Budget und Platz prüfen: Wie viele Gäste passen in die Location und ins Budget? Danach wird gekürzt.
- A- und B-Liste: Wer muss unbedingt kommen, wer ist optional? Siehe unten.
- Einladen und Zusagen eintragen: Pro Gast: Zusage, Absage, Begleitung, Kinder, Essenswunsch.
- In den Sitzplan übernehmen: Wenn die Zusagen da sind, fügt ihr die Liste in den Sitzplanmacher ein.
Welche Spalten gehören in die Gästeliste?
Mindestens Name und Gruppe. Alles Weitere ist praktisch, aber nicht zwingend. Je mehr Spalten ihr pflegt, desto mehr Arbeit habt ihr bei Änderungen.
| Spalte | Wofür sie gut ist |
|---|---|
| Name | Vor- und Nachname, ein Gast pro Zeile. Der Pflichtteil. |
| Gruppe | Familie, Freunde, Arbeit usw. Hilft bei der Sitzordnung. |
| Begleitung | Name der Begleitung oder „+1“, falls noch offen |
| Kinder | Anzahl und Alter, wichtig für Essen und Tische |
| Zusage | Ja, Nein oder offen |
| Essen / Allergien | Für das Catering |
| Adresse | Falls ihr Einladungen per Post verschickt |
| Notizen | Rollstuhl, Fahrt, Übernachtung |
Für den Sitzplan brauchen Name und Gruppe. Alles andere pflegt ihr in der Tabelle für euch weiter.
Was ist die A- und B-Liste bei der Hochzeit?
Die A-Liste enthält alle, die ihr auf jeden Fall dabeihaben wollt. Die B-Liste sind Gäste, die ihr einladet, wenn von der A-Liste jemand absagt. Das ist ein verbreiteter Weg, die Gästezahl zu steuern.
- Verschickt die Einladungen der A-Liste zuerst und setzt eine klare Antwortfrist.
- Sobald Absagen kommen, rücken Gäste von der B-Liste nach. Plant dafür genug Zeit bis zur Feier ein.
- Seid ehrlich zu euch: Eine B-Liste hat auch Nachteile, etwa wenn sich Gäste zurückgesetzt fühlen, falls die Reihenfolge bekannt wird.
Wie gehe ich mit Begleitung (Plus-eins) und Kindern um?
Legt vor der Einladung fest, wer eine Begleitung mitbringen darf und ob Kinder eingeladen sind. Schreibt es in die Einladung, damit niemand überrascht ist.
Begleitung
Verheiratete Paare, feste Partnerschaften und Verlobte laden die meisten Paare gemeinsam ein. Bei Singles gilt das „Plus-eins“ oft nur für enge Freunde oder Familie. Entscheidet die Regel einmal und wendet sie überall an.
Kinder
Ob Kinder kommen, ist eine Entscheidung zu Budget, Location und Stimmung. Klärt es früh: Kinder zählen für die Platzzahl und oft anders beim Essen. Mehr dazu im Ratgeber zur Sitzordnung und zu runden und langen Tischen.
Gäste, deren Begleitung unbekannt ist
Tragt „Name +1“ ein. Im Sitzplanmacher entsteht daraus ein Platz „Begleitung von Name“, der automatisch beim Gast sitzt.
Wie verwalte ich Zusagen und Absagen?
Führt in der Tabelle eine Spalte „Zusage“ und setzt eine Antwortfrist in die Einladung. Fragt bei Gästen ohne Antwort einmal nach, und streicht Absagen aus der Liste, bevor ihr den Sitzplan erstellt.
- Eine Frist drei bis vier Wochen vor der Feier gibt euch Zeit für den Sitzplan. Passt das an eure Location an.
- Gäste, die nicht antworten, erst anrufen, dann als Absage zählen.
- Bei späten Absagen: Gast im Plan streichen und neu exportieren.
- Haltet für Last-Minute-Änderungen einen Reserveplatz bereit.
Wie hängen Gästeliste und Budget zusammen?
Die Gästezahl ist einer der größten Hebel für das Budget, denn Essen, Getränke, Raum, Tische, Papeterie und Deko richten sich meist nach der Personenzahl. Mit der Gästeliste steht also eine Größe fest, mit der ihr rechnen könnt.
- Fragt eure Location nach Preisen pro Person und nach der Höchstzahl an Gästen.
- Rechnet nicht nur mit Zusagen, sondern auch mit Kindern, Dienstleistern (Fotograf, DJ) und Trauzeugen.
- Eine konkrete Rechnung hängt vom Anbieter ab. Wir geben hier keine Richtwerte vor, weil sie je nach Region und Location stark schwanken.
Für die Sitzordnung bedeutet eine kleinere Liste: weniger Tische, mehr Zeit pro Gast. Eine größere Liste: mehr Tische, mehr Gruppen, mehr Planungsaufwand.
In welchem Format füge ich die Gästeliste in den Sitzplan ein?
Ein Gast pro Zeile. Paare trennt ihr mit „&“, eine Gruppe hängt ihr mit Semikolon an. Der Sitzplanmacher erkennt das beim Einfügen und legt Gäste, Paare und Gruppen automatisch an.
| Ihr schreibt | Der Sitzplanmacher erkennt |
|---|---|
Anna Muster | Ein Gast |
Anna & Ben Muster | Zwei Gäste (Anna Muster, Ben Muster), die zusammen sitzen |
Clara & Dirk; Arbeit | Zwei Gäste in der Gruppe „Arbeit“, die zusammen sitzen |
Ben Muster +1 | Ben Muster und „Begleitung von Ben Muster“, die zusammen sitzen |
Oma und Opa Müller | Oma Müller und Opa Müller, die zusammen sitzen |
Als Trenner für Paare gelten „&“, „+“ und „und“. Listenzeichen wie „1.“, „-“ oder „•“ am Zeilenanfang werden entfernt, leere Zeilen übersprungen. Doppelte Namen meldet das Tool.
Kann ich eine Excel-Gästeliste einfügen?
Ja. Markiert in Excel oder Google Sheets die Spalten Name und Gruppe, kopiert sie und fügt sie ins Eingabefeld ein. Spalten werden dabei mit Tabulator getrennt, und der Sitzplanmacher behandelt den Tabulator wie ein Semikolon.
- Tabelle aufbauen: Spalte A = Name, Spalte B = Gruppe. Die Kopfzeile „Name“ und „Gruppe“ darf stehen bleiben, sie wird übersprungen.
- Kopieren: Die beiden Spalten markieren, Strg+C (am Mac Cmd+C).
- Einfügen: Im Schritt Gäste in das Eingabefeld einfügen.
- Prüfen: Die Liste der erkannten Gäste durchsehen. Paare, die ihr in einer Zelle als „Anna & Ben“ geschrieben habt, werden ebenfalls erkannt.
Weitere Spalten rechts davon (Adresse, Zusage, Essen) dürfen mitkopiert werden, sie werden nicht verwendet. Wichtig ist, dass Name und Gruppe die ersten beiden Spalten sind. Streicht Absagen vorher aus der Tabelle.
Gibt es eine Vorlage für die Gästeliste?
Eine Datei zum Herunterladen bieten wir für die Gästeliste nicht an. Ihr könnt aber diese Zeilen in eure Tabelle kopieren, sie sind direkt kompatibel mit dem Sitzplanmacher:
| Name | Gruppe | Zusage | Notiz |
|---|---|---|---|
| Anna & Ben Muster | Familie Braut | Ja | zwei Kinder, Hochstuhl |
| Clara Meier +1 | Arbeit | offen | |
| Dirk Schneider | Freunde | Nein |
Beim Einfügen in den Sitzplan zählen nur die ersten beiden Spalten, und Absagen wie hier bei Dirk streicht ihr vorher. Eine Vorlage für den Sitzplan selbst, als PDF zum Ausdrucken, findet ihr unter Sitzplan-Vorlage.
FAQ
Häufige Fragen zur Gästeliste
Wann sollte die Gästeliste fertig sein?
Der Rohentwurf steht am besten vor der Location-Suche, denn die Gästezahl bestimmt den Raum. Die endgültige Liste mit Zusagen braucht ihr für den Sitzplan.
Was ist die A- und B-Liste?
Die A-Liste sind Gäste, die ihr sicher einladet. Die B-Liste lädt ihr nach, wenn jemand von der A-Liste absagt.
Darf ich Gäste ohne Begleitung einladen?
Ja, das ist eure Entscheidung. Wichtig ist eine einheitliche Regel und ein klarer Hinweis in der Einladung.
Wie füge ich eine Excel-Liste in den Sitzplan ein?
Spalten Name und Gruppe kopieren und im Schritt Gäste einfügen. Der Tabulator wird wie ein Semikolon behandelt.
Wie schreibe ich Paare in die Liste?
Mit „&“, zum Beispiel „Anna & Ben“. Auch „+“ und „und“ werden erkannt. Paare sitzen dann zusammen.
Wie viele Gäste passen auf eine Hochzeit?
Das hängt von eurer Location und eurem Budget ab. Fragt die Location nach der Höchstzahl und plant davon rückwärts.